Gestion documentaire (GED)
Centralisez, gérez vos documents avec Infocob CRM et mettez les à disposition de vos clients.
Le module gestion de documents (GED)
La centralisation de tous vos documents, quel que soit leur nature et leur origine, permet de les stocker au bon endroit, bien classés, partagés et accessibles en un seul clic. Les collaborateurs y accèdent plus facilement et gagnent du temps dans leur travail quotidien. Vous pouvez également y accéder au mobilité ou les partager à vos clients depuis l’espace client. Votre activité devient naturellement mieux structuré et performante.
Les plus d’Infocob CRM
- Harmonisation des documents communiqués en interne et externe
- Centralisation et optimisation du stockage des documents
- Gain de temps pour retrouver un document
- Classement des données adapté à votre organisation
- L’ensemble des documents liés à un dossier client, fournisseur, prospect
- Envoi des documents de manière simplifiée
Les atouts du module
Tous les documents stockés au bon endroit
La fonctionnalité GED d’Infocob permet d’accéder, d’ouvrir et d’exploiter tous les fichiers au dossier client/prospect, à un projet, à une affaire, à un produit :
- des tableaux de simulation (Excel)
- des photos (formats bmp, jpeg…)
- des documentations techniques (formats doc, pub, pdf…)
Certains documents accessibles par vos clients sur votre site web
Vous pouvez mettre à disposition de vos clients, partenaires ou revendeurs des fichiers sur un espace sécurisé de votre site internet. Ces documents stockés dans Infocob CRM sont ainsi diffusés de manière maîtrisée et contrôlée. Il peut s’agir de documents techniques ou commerciaux tels que plans, notices d’installation, fiches techniques, contrats…
Ce service supplémentaire que vous offrez aux personnes avec qui vous travaillez vous permet notamment de renforcer votre collaboration et de les fidéliser durablement.
Possibilités d’automatismes pour une meilleure structuration de l’information
Nous pouvons vous aider à avoir une homogénéisation dans la structure de vos fichiers liés en mettant en place un automatisme qui créait une arborescence type à la création d’une nouvelle fiche contact. Cette arborescence peut être différente que le contact soit prospect, fournisseur ou autre.
Des fichiers accessibles partout en mobilité
La gestion documentaire ne s’arrête pas à votre serveur et vos bureaux. Vous pouvez accéder aux fichiers grâce au cloud sur votre smartphone et tablette. Nous développons également des outils permettant d’y accéder même sans connexion internet.
Fichiers liés
Le module GED permet aussi de gérer facilement tous les fichiers liés à un client. Ceux-ci vont directement dans la fiche du client et dans l’affaire en lien avec celui-ci. Il est ainsi très facile de récupérer des informations et de savoir ce qui avait été fait avec chaque tiers et ce même longtemps après.
Rendez électronique : la facturation, les bulletins de paie, les signatures
Que vous optiez pour un CRM ou non, nous sommes capable de vous proposer des services de facturation électronique, signature électronique, bulletin de salaire électronique, le tout personnalisé à votre entreprise.
- Facturation électronique
- Signature électronique
- Bulletin de paie électronique
La facturation électronique sera bientôt une obligation pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille. Pour répondre à cette nouvelle loi, nous vous proposons une solution intégrée ou non à notre CRM. Nous automatisons à la fois l’envoi de facture et le stockage. Les données que vous saisissez et envoyez seront automatiquement stockées dans votre CRM si vous en disposez ou dans un espace dédié.
Simplifiez-vous la vie en faisant signer à distance vos clients. Que ce soit pour un contrat, un bon de commande ou un bon d’intervention, la signature électronique fait gagner du temps à vous et à vos clients. Cela permet aussi de réduire le délai de traitement de certaines opérations ou tâches. Toutefois, pour qu’une signature électronique ait une valeur légale, il faut qu’elle soit sécurisée, ce qui rend caduques toutes les signatures qui sont faites sur des logiciels non agréés. Notre système de signature électronique permet de choisir parmi trois niveaux de sûreté, le dernier permettant de signer des documents de grande importance.
Toujours via notre couplage nous sommes en mesure d’installer chez vous un envoi électronique des bulletins de paie. En effet, suite aux mesures du RGPD, il est désormais impossible d’envoyer les bulletins de salaire par mail sans coffre-fort numérique sécurisé. Notre solution permet un envoi de ces données en toute sécurité.
Prêt à améliorer votre gestion des documents ?
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