Gestion des notes et comptes rendus : méthodes et logiciels pour mieux les gérer

Interne ou externe, la communication est l’une des clés de la réussite d’une entreprise. En interne, le partage des informations est primordial. Une information manquante, erronée ou incomplète peut rapidement entacher un projet ou l’ambiance au sein d’une entreprise. Savoir communiquer est important. Certaines règles doivent être mises en place. Sans ça la collaboration vire rapidement à la désorganisation et à une mauvaise cohésion d’équipe. Le but est de faire circuler l’information de manière efficace. Voici quelques clefs pour vous aider à communiquer de manière performante.

Le but des comptes rendus 

Prendre du temps pour la gestion des notes et des comptes rendus peut paraître être une perte de temps. Mais détrompez-vous, ils sont en fait un gain de temps et un gain de crédibilité. Oubliez les moments où vous arrivez en réunion et que vous ne savez plus de quoi vous avez parlé à la dernière réunion, ou pire, pourquoi vous êtes à cette réunion aujourd’hui. Le fait que vous ne sachiez pas répondre à un client parce que votre collègue est en vacances et que vous ne connaissez pas ses dossiers n’arrivera plus non plus ! Oubliez simplement le fait de perdre du temps et de ne pas être crédible face aux personnes avec qui vous communiquez !

Mais encore faut-il utiliser les bons outils pour vos échanges.

Garder une trace écrite 

Vous avez sûrement l’impression que vous garderez en tête une information clef car elle est importante, mais quelques jours après et une multitude d’informations entendue, vous ne vous souvenez plus de la précédente. 

Mais au vu de la multiplication du nombre d’informations reçues par jour au sein d’une entreprise, il est important de garder des traces écrites. Pour cela, il est important d’utiliser les bons outils.

Utiliser les bons outils pour la gestion des notes

Pour communiquer 

Inutile d’avoir plusieurs outils de communication au sein d’une même enseigne. Cela vous fait perdre du temps, de la place et n’est pas optimal. Il est important de n’avoir qu’un unique outil de communication pour votre entreprise. 

Celui-ci peut être choisi de manière collaborative en sondant l’intégralité des collaborateurs qui vont l’utiliser afin de les inclure en amont aux discussions qui s’y trouvent. Il est important d’utiliser un outil en adéquation avec la taille de votre entreprise. En choisissant cet outil de la sorte vous renforcez, sans même vous en rendre compte, la cohésion de votre équipe !

Une fois choisies, les informations y circuleront de manière collaborative. Vos collaborateurs retrouveront facilement les informations qu’il cherche car ils n’ont qu’un outil. Ils perdent ainsi moins de temps. 

Optimiser vos réunions

Les réunions sont des moments d’échanges avec vos collaborateurs. Ils sont primordiaux pour l’échange d’informations mais aussi pour la cohésion de votre équipe. Ces échanges doivent être cadrer, conserver et organiser afin de bien les utiliser plus tard. 

Préparer la réunion

Plusieurs règles sont primordiales pour qu’une réunion se passe correctement et soit utile. 

Afin d’éviter d’avoir un leader qui occupe toute l’attention du reste de l’équipe, pensez à nommer un « maître » de réunion qui aura en charge de faire tourner la parole. Chaque intervenant aura le même temps de parole et la parole passera d’un collaborateur à un autre sans créer de conflit ou de prises de paroles intempestives. Cela favorise en plus l’écoute active !

Optimiser vos appels 

Les réunions sont des mines d’informations mais pas que. Les appels regroupent eux aussi des milliers d’informations importantes. Vous et vos collègues doivent pouvoir retrouver facilement les éléments clefs d’un appel.

Prévoir des comptes rendus 

Avant une réunion, il est important de fixer le sujet et les points à aborder. Comme le fait de prévoir un « maître » de réunion , il est tout aussi important de prévoir un secrétaire qui prendra des notes tout au long de celle-ci. Ces notes serviront ensuite à construire le compte rendu de la réunion. 

Ce dernier doit être simple, clair et structuré.  Il doit rapporter de manière précise les personnes présentes et celles excusées, les avis échangés, les points abordés et les décisions prises. De plus, il doit conclure sur les actions à mener à court ou long terme, les dates clés pour les projets à effectuer et les objectifs à remplir. Il sera utile pour les personnes absentes mais aussi pour les prochaines réunions. Enfin, il permettra de déterminer les sujets à aborder pour les prochains points.

Pour les appels c’est la même chose : vous devez réaliser des comptes rendus regroupant les informations essentielles. Ils sont constitués d’éléments essentiels qui doivent être conservés dans le temps pour être retrouvés.

Utiliser les bons supports 

Pour vos échanges

Vous l’aurez compris, une bonne gestion des notes et comptes rendus est essentiels ! Mais faut-il encore avoir les bons outils… Oubliez les post-it et autres papiers en tout genre. L’heure est à la dématérialisation. Afin de faire de ces comptes rendus, des résumés clairs, synthétiques et partagés, il est important de trouver le bon support pour ce dernier. Ils peuvent d’abord être effectué sur un drive Google, par exemple, sous format d’un document, mais partagé avec les collaborateurs que vous souhaitez. Il sera alors complété et lu par chacun. 

Répertoriez vos comptes rendus 

Faire un compte rendu c’est bien, mais le retrouver c’est encore mieux! Afin de ne pas vous perdre entre tous vos comptes rendus pensez à bien les nommer et les classer. Ainsi ils seront facilement trouvables et consultables.

Des outils utiles

Afin de vous faciliter la gestion des notes et le partage de tous ces comptes rendus, de nombreux outils existent :

• Infocob One est un petit CRM qui permet de lier les comptes rendus, réunions, appels aux clients et projets clients de manière à suivre facilement l’historique des échanges.
• Google Drive, qui permet de donner accès en lecture seule ou en écriture aux personnes souhaitées et permet ainsi de travailler à plusieurs sur un même document 
• Office 365 permet de travailler en équipe autour de la suite office, sans véritable liens avec les clients ou projets clients, mais cela permet de débuter
• Doodle qui est un outil de planification de réunions en échangeant des fichiers

Maintenant que vous avez saisi l’importance d’une bonne gestion des notes et comptes rendus, les bons outils sont primordiaux pour le faire correctement, l’archiver logiquement et le retrouver simplement. Les logiciels CRM sont des outils adéquats et pertinents pour ce genre de tâche. En effet, avec ces derniers, vous pourrez programmer vos réunions et vos appels, en créer une action, inviter les personnes liées à cette action, la lier directement à votre planning, et en faire un compte rendu en temps réel. Tout est planifié en amont, résumé en temps réel et en lien avec les personnes et contacts concernés donc trouvable facilement.