Gestion de vos emails : conseils et outils simples pour gagner du temps
Simple, pratique, rapide, permettant de garder une trace écrite, l’email est le premier moyen de communication en entreprise. On estime le nombre d’emails reçus à 88 par jour pour 34 emails envoyés sur la même période (Source : cabinet Radicati) ! Traiter, trier, organiser ces informations devient rapidement un parcours du combattant très, trop chronophage. Cependant des méthodes et des outils permettent de résoudre durablement ces problèmes. Voici ceux que nous avons sélectionnés pour vous permettre d’améliorer votre gestion des emails en entreprise.
Les bonnes pratiques pour mieux gérer ses emails
Commencer par un bon paramétrage de l’interface
Sur chaque boîte mail il est possible de paramétrer votre interface. Celle-ci correspondra mieux à votre manière de travailler et vous rendra plus efficace. Ainsi, vous pouvez :
- Associer des couleurs aux destinataires
- Trier par types de mails
- Appliquer des symboles à vos emails pour mieux les retrouver
- Lier Gmail avec Google Agenda
Une boite mail bien paramétrée est un début pour mieux travailler. Prenez donc le temps de le faire !
Bien utiliser les filtres pour gagner du temps
Les filtres permettent de classer automatiquement les emails. Vous pouvez aussi faire le choix de ne pas les laisser dans votre boîte de réception. Vous gagnez donc du temps sur vos temps de vérification des emails (voir plus bas) !
Pour cela, il faut les paramétrer judicieusement et ne pas hésiter à les mettre à jour constamment. Vous pouvez créer des filtres :
- Pour certains mails de veille que vous suivez
- Pour les emails correspondants à un projet
- Pour les mails liés à un groupe de collaborateurs
- Pour les emails provenant d’une entreprise (via le nom de domaine “@monentreprise.fr”)
Organisés directement dans les dossiers adéquats (libellés), les mails ne s’accumulent plus dans votre boite mail, mais au bon endroit dans les dossiers en question. Utilisez des couleurs pour vos libellés afin de vous y retrouver encore plus facilement. Pour savoir comment mettre en place les filtres, retrouvez les explications directement sur les sites d’Outlook et Google.
Débrancher pour mieux les traiter
Pour diminuer votre stress et ne pas être dérangé sans cesse par des notifications, bloquez dans un premier temps les notifications d’emails sur votre smartphone et votre ordinateur. Cela vous permettra de ne pas les traiter en permanence et diminuera votre stress.
Prévoir des temps pour la gestion vos mails
Le problème des emails, c’est qu’on a tendance à les regarder tout le temps et à casser son temps de travail sur un sujet pour les traiter. Ainsi, pour ne pas être constamment en train de les traiter, prévoyez des temps pour les vérifier et des temps pour les traiter. La fréquence va dépendre de votre travail : une fois par jour, par demi-journée ou plus.
Vérifier ses emails à des moments donnés
Le temps de vérification ne sert qu’à classer ces emails rapidement :
- Dans un répertoire “À traiter” (par date de traitement prévu, par degré d’urgence, par temps de traitement : à vous de voir)
- Paramétrer des rappels et activer le suivi
- Transférer ce qui doit l’être
- Classer dans d’autres répertoires
- Archiver/supprimer les emails non importants ou ne nécessitant pas de réponse de votre part
Cependant, vous pouvez aussi traiter les emails qui ne prennent que quelques minutes seulement. Après cette vérification, qu’ils soient traités où non, ils ne figurent plus dans vos mails “non-lus” et ne polluent plus votre boîte de réception.
Traiter ses emails quand vous le décidez
À vous ensuite de programmer des “temps emails” où votre tâche ne sera que de traiter ces mails pour lesquels vous devez prendre du temps. Vous serez plus efficace à traiter successivement plusieurs emails que d’entrecouper votre temps de travail par l’envoi d’un mail ou deux.
Utiliser les modèles d’email pour gagner du temps
Afin de faciliter l’envoi de vos mails et surtout le temps consacré à leurs écritures pensez aux mails type ! Au lieu de retaper ce que vous avez déjà écrit vous pouvez simplement sélectionner le modèle adéquat et le modifier un peu si nécessaire : gains de temps garantis ! Gmail et Outlook permettent de le faire nativement. Pensez à utiliser cette option dans les paramètres avancés.
Répondre de manière structurée et avec les bons mots clés
Lors d’envoi de mails, limitez les envois groupés. Même si ces envois sont utiles pour faciliter les échanges, ils remplissent les boîtes mails de vos collègues et génèrent plus de réponses pour vous sans que ce soit forcément nécessaire.
Avant l’envoi de mail, pensez à tout ce que vous devez dire sans ne rien oublier. Des informations manquantes vous feront faire un envoi différent et autant de réponses en plus.
Pensez aux mots clés et autres indicateurs lors de la création du contenu de vos mails. Ils vous permettront de retrouver plus vite les emails : nom de projet, référence de dossier, type d’email, contacts… Soyez le plus précis et logique possible.
Les bons outils pour améliorer votre gestion des emails
Afin de vous aider à vous organiser, bons nombres d’outils peuvent s’ajouter ou se connecter à vos boîtes mails classiques. Nous en avons sélectionné quelques-uns qui permettent de mieux travailler vos emails.
Choisir quand envoyer et recevoir des emails
Nativement, les messageries proposent de programmer l’envoi d’emails pour plus tard : servez-vous en à votre avantage ! Cependant, l’outil Boomerang pour Gmail ou Outlook va plus loin. Il permet notamment de :
- Programmer des rappels si vous ne recevez pas de retour à un email envoyé : ultra pratique pour ne pas oublier de relancer quelqu’un
- Nettoyer votre boîte de réception et programmer la réapparition d’un email au moment où vous le souhaitez : parfait pour faire correspondre leur apparition au moment que vous avez choisi pour traiter vos mails.
Cet outil vous permettra d’avoir l’esprit plus tranquille en n’oubliant aucun email tout en triant votre boîte.
Trier automatiquement ses emails
Oui, des outils peuvent comprendre vos habitudes et trier pour vous vos emails. Par exemple, Sanebox peut le faire en partant de votre historique de traitement des emails. Il va créer un dossier « Pour plus tard » et le remplir de vos emails non importants. Tous les emails importants seront dans votre boîte de réception. Cela vous permettra de gagner du temps dans le tri de votre boite mail.
Transformer vos emails en tâches
Transformer vos emails en tâche peut être essentiel pour mieux les organiser : niveau de priorité, date de traitement, partage interne, documents, alarmes, connexion avec vos données, sous-tâches…
De nombreux outils existent pour cela, à commencer par Google Task et l’outil tâche Outlook. Un simple glisser-déposer permet de transformer vos emails en tâches.
Pour aller plus loin, Todoist, Trello, Sortd qui iront plus loin en créant des cartes visuelles des travaux en cours. Ces outils permettent aussi de travailler en équipe.
Cependant, ces outils ne sont pas connectés avec vos autres outils et informations : plannings, temps de travail facturé, interventions, téléphone, base de contacts, base documentaire, etc.
Pour disposer d’un outil complètement intégré avec tout le travail de l’entreprise, Infocob One est une bonne alternative. Il s’agit d’un CRM simplifié permettant d’envoyer, programmer des emails et d’importer les emails reçus à l’aide d’un glisser-déposer. Les emails sont ainsi connectés au contact (prospect, client, fournisseur…), ses projets, les documents et votre planning. Il est aussi possible de renseigner :
- le temps de travail et dates sur la tâche
- des workflows automatisés
- vos champs personnalisés
- la priorité de la tâche
- votre disponibilité lors du traitement de la tâche
- et bien plus !
Partager l’historique des conversations
Les transferts d’emails ne sont pas une solution fiable pour conserver l’historique des échanges. D’abord, ils surchargent les boîtes email de tous et ensuite rien n’est classé, ce qui transforme la recherche d’informations en casse-tête.
Enfin, vous pouvez avoir besoin, plus tard, d’une information lors d’un échange avec un client pour lequel on ne vous a pas transféré le mail : vous vous retrouvez donc à déranger votre collègue qui va, lui, passer un temps fou à chercher des informations… On peut mieux faire !
Notre outil Infocob One permet de centraliser l’ensemble des échanges emails (mais aussi comptes-rendus, résumés d’appels, tâches…) au sein de la fiche société, de la fiche interlocuteur et de la fiche de son projet/affaire. Vous choisissez quels emails entrent dans ce cadre et ils sont accessibles par tous les utilisateurs (compte tenu de la gestion des droits prévus) de l’outil : vos collègues et vous gagnez du temps à accéder aux informations, comprendre une situation, etc. À l’inverse, les emails internes diminuent, ce qui vous fait gagner du temps dans le traitement de vos emails.
Adaptez les méthodes expliquées, choisissez les bons outils et vous aurez toutes les cartes en main pour mieux travailler. Améliorer la manière de travailler entre collègues et autour des clients est aussi une source de productivité. Un outil simplifié de gestion de la relation client tel qu’Infocob One permettra de gagner du temps sur les emails, mais aussi en interne pour accéder aux informations clés, coordonner le planning des équipes et gagner en précision face aux clients grâce à la base d’informations structurées et partagées.