Astuces Infocob CRM
Maîtrisez les raccourcis gérer les actions
Les actions sont au cœur de votre suivi commercial dans Infocob CRM. Pour vous faire gagner en efficacité, l’application propose […]
FONCTIONNALITÉ CRM
Centralisez et retrouvez tous vos documents avec un logiciel GED intelligent
Une gestion documentaire fluide, sécurisée et accessible où que vous soyez
Dirigeants, responsables administratifs, équipes commerciales, techniciens terrain…
Vos contrats, devis, plans, factures et bulletins de paie sont aujourd’hui dispersés entre serveurs, boîtes mail et postes individuels.
Avec le logiciel GED intégré à Infocob 30 AI, vous centralisez l’ensemble de vos documents au bon endroit, classés automatiquement et reliés aux bons dossiers clients, fournisseurs ou collaborateurs.
Facturation électronique, signature électronique, coffre-fort RH : vos équipes accèdent à la bonne information en un clic et dématérialisent l’ensemble de leur administratif en toute conformité.
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Beaucoup d’entreprises subissent encore la dispersion de leurs documents
Des fichiers introuvables
Combien de minutes vos équipes consacrent-elles chaque jour à rechercher la dernière version d’un devis ou d’un contrat ? Les fichiers sont éparpillés entre serveurs, boîtes mail et postes individuels, sans visibilité claire sur la version officielle.
Des versions multiples qui circulent
Devis V2, V3, V_final, V_finalOK… Vos clients reçoivent parfois des documents obsolètes et vos équipes prennent des décisions sur des données qui ne sont plus à jour.
Aucun lien avec vos dossiers clients
Le contrat signé est sur un disque réseau, l’historique commercial dans le CRM, les pièces jointes dans la messagerie. Personne ne dispose d’une vue d’ensemble cohérente sur la relation client.
Un partage client laborieux
Pour transmettre une fiche technique ou un plan à un client, vos collaborateurs procèdent par envois mail successifs, sans suivi ni traçabilité, au risque d’erreurs et de fuites d’informations sensibles.
Ce que vous gagnez concrètement
Avec un logiciel GED conçu pour s’intégrer naturellement à votre activité commerciale et opérationnelle, vous transformez votre rapport au document et vous libérez un temps précieux pour vos équipes.
Un gain de temps quotidien
Retrouvez n’importe quel document en quelques secondes grâce à une recherche multicritère. Plus d’arborescences interminables ni d’heures perdues à reconstituer un dossier.
Une fiabilité totale des informations
Une seule version de référence pour chaque document, partagée et accessible à toutes les équipes concernées. Vos décisions reposent enfin sur des données à jour.
Une vue 360° par client
Chaque document est automatiquement rattaché à la fiche client, à l’affaire ou au projet correspondant. L’historique complet de la relation est disponible en un clic.
Un partage client maîtrisé
Mettez à disposition vos plans, contrats ou fiches techniques sur un espace client sécurisé. Vos partenaires accèdent eux-mêmes aux bons documents, sans solliciter vos équipes.
Conformité facturation électronique
Anticipez sereinement l’obligation de facturation électronique : émission, réception, archivage à valeur probante et transmission via Chorus Pro sont gérés nativement par Infocob 30 AI.
Une intelligence artificielle au service de vos documents
Grâce à l’intelligence artificielle intégrée à Infocob 30 AI, votre logiciel GED classe automatiquement les fichiers entrants, extrait les informations clés et suggère les bons rattachements aux dossiers concernés.
SOLUTIONS MÉTIERS
Découvrez cette fonctionnalité appliquée à votre métier
19
%
19 % des données d’entreprise restent inaccessibles aux équipes qui en auraient besoin au quotidien.
30
%
Près de 30 % du temps de travail des collaborateurs est consacré à rechercher de l’information.
+ 10000
Plus de 10 000 utilisateurs Infocob exploitent quotidiennement leurs documents centralisés.
+ 800
Plus de 800 entreprises font confiance à Infocob pour structurer leur gestion documentaire.
NOTRE MÉTHODOLOGIE
Chaque profil y trouve son compte
Le logiciel GED d’Infocob 30 AI s’adapte aux usages de chaque service de votre entreprise. Chacun y accède selon ses droits et y retrouve les documents qui lui sont utiles, sans complexité ni formation lourde.
Le contexte
Une PME industrielle de 80 collaborateurs gérait l’ensemble de ses documents clients sur un serveur de fichiers partagé, avec une arborescence créée manuellement par chaque commercial. Les techniciens en intervention ne disposaient pas des plans à jour et chaque demande client mobilisait plusieurs personnes pour reconstituer le dossier complet.
La solution
L’entreprise a déployé le logiciel GED d’Infocob 30 AI, avec une arborescence générée automatiquement à la création de chaque fiche client. Les documents sont désormais rattachés directement aux affaires et aux projets, accessibles depuis l’application mobile, et certains sont partagés en lecture seule sur l’espace client sécurisé.
Le résultat
Le temps moyen de recherche d’un document est passé de 12 minutes à moins de 30 secondes. Les techniciens disposent en permanence des derniers plans validés sur leur tablette et font signer électroniquement leurs bons d’intervention sur place. Les demandes clients sur des documents techniques ont chuté de près de 60 %, libérant un temps précieux pour les équipes commerciales.
EN SITUATION RÉELLE
Passez d’une heure de recherche par dossier à un accès immédiat à toute la documentation client
Et si c’était aussi simple que ça ?
Vous ouvrez la fiche d’un client dans Infocob 30 AI. Vous voyez immédiatement :
✔ Tous ses contrats classés et accessibles en lecture immédiate
✔ L’historique complet de ses devis, commandes et factures
✔ Les plans et fiches techniques liés à ses équipements
✔ Les échanges et pièces jointes des derniers mois
✔ Les documents partagés avec lui sur l’espace client sécurisé
✔ Les versions à jour, validées et signées électroniquement
Pas de fichiers à rechercher sur plusieurs serveurs.
Pas de doute sur la dernière version en vigueur.
Pas de manipulation manuelle pour transmettre un document.
Ce n’est pas une promesse marketing, c’est exactement ce que fait Infocob 30 AI au quotidien.
Ce qui fait la différence chez Infocob
Une plateforme de dématérialisation complète
Facturation électronique, signature électronique multi-niveaux et coffre-fort RH réunis dans une seule solution intégrée.
Connecté à votre ERP
Les documents générés depuis Sage, EBP, Cegid ou Gestimum sont automatiquement rattachés aux bonnes fiches.
Intelligence artificielle intégrée
Classement automatique, extraction de données et suggestions contextuelles : l’intelligence artificielle travaille pour vous.
40 ans d’expertise française
Depuis 1993, Infocob accompagne plus de 800 entreprises dans la structuration de leur gestion documentaire.
ILS ONT SIMPLIFIÉ LEUR GESTION
Plus de 1 500 entreprises ont connecté leurs outils avec Infocob
Nos clients sont nos meilleurs vendeurs
FOIRE AUX QUESTIONS
Questions fréquentes – Logiciel GED
Oui. Le paramétrage de l’arborescence, des types de documents et des règles de classement est entièrement personnalisé selon votre activité. Que vous soyez dans le bâtiment, l’industrie, le nautisme ou les services, vos collaborateurs retrouvent une organisation documentaire calquée sur vos processus réels.
Oui. Infocob 30 AI intègre nativement l’émission, la réception et l’archivage à valeur probante des factures électroniques, ainsi que la transmission via Chorus Pro et les futures plateformes de dématérialisation partenaires. Vous abordez sereinement l’échéance réglementaire sans changer d’outil.
Oui. Infocob 30 AI s’interconnecte nativement avec les principaux ERP du marché, dont Sage, EBP, Cegid et Gestimum. Les documents générés dans l’ERP, comme les factures ou les bons de commande, sont automatiquement rattachés aux bonnes fiches dans votre CRM.
Oui. Chaque collaborateur dispose d’une vue et de droits adaptés à sa fonction : un commercial accède à ses dossiers clients, un technicien à ses interventions, un responsable RH au coffre-fort des bulletins de paie, un dirigeant à l’ensemble du patrimoine documentaire. Les documents sensibles restent protégés.
Infocob 30 AI propose trois niveaux de signature électronique conformes au règlement eIDAS : simple, avancée et qualifiée, selon la valeur juridique requise. Chaque signature est horodatée et le document signé est automatiquement classé dans la GED, avec un suivi en temps réel des statuts (en attente, signé, refusé).
Êtes-vous prêts à transformer la gestion de votre activité ?
Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment le logiciel GED d’Infocob 30 AI peut libérer vos équipes des contraintes documentaires et leur faire gagner plusieurs heures chaque semaine.
- Une démonstration adaptée à votre métier et à vos cas d’usage réels
- Un audit gratuit de votre organisation documentaire actuelle
- Une estimation claire du retour sur investissement attendu
- Des conseils concrets pour structurer votre projet GED
- Un échange sans engagement avec un expert Infocob
En 30 minutes, vous saurez exactement ce qu’une GED intelligente peut changer dans votre quotidien.
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Testez le logiciel GED sur vos propres documents
Apportez quelques exemples de fichiers représentatifs de votre activité et nous vous montrons concrètement comment Infocob 30 AI les classe, les relie à vos dossiers clients et les rend accessibles à vos équipes. Vous verrez la différence en quelques minutes.