Astuces Infocob CRM
Qu’est-ce qu’un CRM ? Définition, utilité et fonctionnement
Un CRM (Customer Relationship Management) est aujourd’hui un outil incontournable pour toute entreprise qui souhaite placer le client au centre […]
FONCTIONNALITÉ CRM
Maîtrisez les notes de frais de votre entreprise grâce au CRM gestion des notes de frais
Saisie mobile, justificatifs, validation et analytique réunis dans votre CRM
DAF, RAF, services RH, commerciaux, techniciens, dirigeants de PME…
Votre logiciel gestion des notes de frais centralise dans Infocob 30 AI la saisie, la validation, le remboursement et l'analyse de toutes vos dépenses professionnelles.
Vos collaborateurs déclarent leurs frais en quelques secondes depuis leur smartphone, photo du justificatif à l'appui, même en mobilité.
Vos DAF et responsables administratifs pilotent les remboursements, contrôlent les seuils et exploitent une couche analytique poussée, connectée à votre ERP comptable et à toute la relation client.
Depuis 2004
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La gestion des notes de frais reste un point noir dans beaucoup d'entreprises
Une saisie chronophage et tardive
Vos collaborateurs reportent la saisie de leurs frais en fin de mois, perdent des justificatifs en route et doivent reconstituer leurs déplacements de mémoire. Le temps perdu s’accumule.
Des justificatifs perdus ou illisibles
Tickets froissés, photos floues, agrafes sur des bouts de papier : les justificatifs arrivent au service comptable dans un état qui rend les contrôles fastidieux et les remboursements lents.
Une validation manuelle qui ralentit tout
Sans circuit de validation outillé, chaque note de frais demande des relances, des allers-retours par mail et des signatures papier. Les remboursements tardent, les collaborateurs s’agacent.
Une analyse impossible à conduire
Quel poste de dépense dérape ? Quelles affaires coûtent le plus en frais ? Sans données consolidées, ces questions essentielles restent sans réponse fiable pour piloter votre politique de dépense.
Ce que vous gagnez concrètement avec Infocob 30 AI
Un CRM conçu pour la gestion des notes de frais qui transforme votre quotidien : moins de saisies, des justificatifs fiables, et une vision précise des dépenses à tous les niveaux de l'entreprise.
Une saisie mobile en quelques secondes
Vos collaborateurs déclarent leurs frais en quelques secondes depuis leur smartphone, même en mobilité ou hors connexion. Photo du ticket, type de dépense, commentaire : c’est fait.
Des justificatifs archivés automatiquement
Photographié dès la dépense, chaque justificatif est rattaché à sa note de frais, à son affaire et à son projet. Plus aucun ticket perdu au fond d’une poche ou d’une boîte mail.
Un workflow de validation personnalisé
Validation à un ou plusieurs niveaux, circuits par service, par seuil ou par type de dépense : votre workflow s’adapte exactement à votre politique de remboursement.
Une analyse multidimensionnelle des dépenses
Analysez vos dépenses par type, employé, affaire, projet, période, zone géographique ou montant. Tableaux croisés dynamiques, graphiques et indicateurs au tableau de bord.
Une connexion native à votre ERP comptable
Connecté à votre ERP comptable (Sage, EBP, Cegid, Gestimum…), le module supprime les doubles saisies et fiabilise les écritures de remboursement et de TVA.
Des alertes en cas de dépassement de seuil
Seuils par employé, par type de frais ou globaux : recevez une alerte dès qu’une dépense dépasse le cadre fixé et gardez la maîtrise de votre politique de dépense.
SOLUTIONS MÉTIERS
Découvrez cette fonctionnalité appliquée à votre métier
20
min
20 minutes en moyenne pour traiter manuellement une note de frais, de la saisie à la validation comptable.
50
%
Jusqu'à 50 % de temps gagné sur le traitement des notes de frais grâce à la saisie mobile et aux automatismes.
+ 1500
Plus de 1 500 entreprises pilotent leurs dépenses professionnelles avec les solutions Infocob.
30
ans
30 ans d'expertise CRM française au service des PME, des bureaux d'études et des services RH.
NOTRE MÉTHODOLOGIE
Chaque profil y trouve son compte
Un CRM adapté à la gestion des notes de frais doit répondre aux besoins de chaque service. Infocob 30 AI s'ajuste aux attentes spécifiques de chaque profil pour offrir à tous une expérience efficace.
Le contexte
Une PME d’une cinquantaine de collaborateurs gérait ses notes de frais sur des feuilles Excel envoyées par email, agrafe équivalente à chaque ticket papier scanné à part. Le service comptable consacrait près d’une journée par semaine au contrôle et à la ressaisie des frais dans l’ERP, et les commerciaux attendaient parfois plusieurs semaines leur remboursement.
La solution
Avec Infocob 30 AI, l’entreprise a déployé la saisie mobile des notes de frais, mis en place un workflow de validation à deux niveaux et connecté le module à son ERP comptable. Les justificatifs sont photographiés et archivés dès la dépense, et les seuils par employé sont contrôlés automatiquement.
Le résultat
Le service comptable a divisé par deux le temps consacré aux notes de frais. Les remboursements sont désormais traités en quelques jours, les dépassements de seuils sont détectés en temps réel, et la direction dispose enfin d’une vision précise des dépenses par affaire, par projet et par collaborateur.
EN SITUATION RÉELLE
De la note de frais sur Excel à un remboursement réglé en quelques jours
Et si c'était aussi simple que ça ?
Vous ouvrez votre logiciel gestion des notes de frais. Vous voyez immédiatement :
✔ Toutes vos notes de frais saisies depuis le terrain, justificatifs photographiés en pièce jointe
✔ Les remboursements en cours, validés ou payés, suivis en temps réel par chaque collaborateur
✔ Les circuits de validation respectés automatiquement, sans relance manuelle
✔ Les indemnités kilométriques calculées selon les barèmes fiscaux à jour
✔ Les écritures comptables exportées vers votre ERP sans ressaisie
✔ Des tableaux croisés dynamiques pour analyser vos dépenses sous tous les angles
Pas de tickets perdus au fond d'une poche.
Pas de ressaisies entre Excel et la comptabilité.
Pas de remboursements oubliés ou en retard.
Ce n'est pas utopiste, c'est exactement ce que fait Infocob 30 AI.
Ce qui fait la différence chez Infocob
100 % sur mesure
Le module s’adapte à votre politique de dépense, vos types de frais, vos seuils et vos circuits de validation. Pas d’inverse, pas de compromis.
Intelligence artificielle intégrée
Infocob 30 AI analyse vos dépenses, détecte les anomalies et anticipe les dépassements de budget avant qu’ils ne deviennent un problème.
Disponible partout, même hors connexion
Saisie sur smartphone, tablette ou ordinateur, même en mobilité ou hors connexion. Vos collaborateurs n’attendent plus le retour au bureau pour déclarer leurs frais.
30 ans d'expertise française
Depuis 1993, Infocob accompagne plus de 1 500 entreprises avec des équipes basées en France.
ILS ONT SIMPLIFIÉ LEUR GESTION
Plus de 1 500 entreprises ont connecté leurs outils avec Infocob
Nos clients sont nos meilleurs vendeurs
FOIRE AUX QUESTIONS
Questions fréquentes – Gestion des notes de frais
Oui. L’application mobile permet de créer une note de frais en quelques secondes, de prendre en photo le justificatif et de la rattacher à une affaire ou à un projet. La saisie fonctionne également en mode hors connexion et se synchronise dès le retour du réseau.
Oui. Le circuit de validation est entièrement paramétré selon votre politique : un ou plusieurs niveaux, validation par type de dépense, par seuil, par service ou par responsable hiérarchique. Les relances automatiques fluidifient l’ensemble du processus.
Oui. Infocob 30 AI s’interface nativement avec Sage, EBP, Cegid, Gestimum et plus de 70 outils du marché. Les notes de frais validées sont exportées vers la comptabilité sans ressaisie, avec la bonne TVA et les bons axes analytiques.
Oui. Le calcul des indemnités kilométriques est intégré, avec les barèmes fiscaux à jour. Les collaborateurs saisissent leur trajet et la puissance fiscale du véhicule, le montant remboursable est calculé automatiquement et rattaché à l’affaire concernée.
Oui. Vos collaborateurs peuvent déclarer leurs frais dans la devise d’origine, avec conversion automatique au taux du jour ou au taux comptable de l’entreprise. Les justificatifs en langue étrangère sont archivés avec leurs montants d’origine et leur équivalent en euros.
Êtes-vous prêts à transformer votre gestion des notes de frais ?
Discutons de vos enjeux de pilotage des dépenses et voyons ensemble comment Infocob 30 AI peut faire évoluer vos indicateurs clés : temps de traitement, délai de remboursement, conformité et lisibilité analytique.
- Un échange sans engagement avec un expert métier
- Une démonstration personnalisée du logiciel sur vos cas de notes de frais
- Une analyse de votre politique de dépense actuelle
- Des recommandations concrètes pour automatiser la saisie et la validation
- Une estimation claire du temps gagné par vos équipes et votre comptabilité
En quelques échanges, vous saurez exactement ce qu'Infocob 30 AI peut apporter à votre gestion des notes de frais.
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Testez la gestion des notes de frais sur vos propres flux
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