Automatiser vos relances de recouvrement avec Infocob CRM

Automatiser les relances de recouvrement, c’est générer automatiquement les modèles de mail prêts à l’emploi, les enregistrer à l’avance, puis décider vous-même quand les envoyer (une par une ou en masse). Le système prépare tout, vous gardez la main. Résultat : moins d’impayés, un DSO maîtrisé, et aucune relance intempestive.

Pourquoi automatiser vos relances de recouvrement

Les retards de paiement coûtent cher. Selon la Banque de France, ils privent les PME de 13 à 15 milliards d’euros de trésorerie. Le DSO moyen des PME et ETI tourne autour de 65 jours, avec des pics au-delà de 70 jours en été.

Sans méthode, beaucoup de factures passent entre les mailles. On perd du temps à rédiger les mêmes messages, on oublie des clients, on relance trop tard ou au mauvais moment.

Dans Infocob CRM par exemple, on vous propose un tableau de bord clair et des modèles de mails générés à l’avance pour vous faciliter le travail. Vous sélectionnez, vous validez, et vous envoyez. C’est aussi simple que ça !

Relance manuelle ou semi-automatisée : ce qui change vraiment

La relance purement manuelle, c’est un fichier Excel, des mails rédigés à la volée et des appels quand on a le temps. Résultat classique : oublis, doublons, ton variable et silos entre compta, commerce et ADV.

Au contraire, imaginez que votre commercial est en train de négocier un très gros dossier chez un client et que tout à coup le client reçoive une relance d’une facture et que cela compromette la vente ? Ce n’est pas une bonne idée !

Avec une approche semi-automatisée, le système détecte les échéances, génère le texte et enregistre l’action. Vous voyez la liste, vous sélectionnez (très souvent en masse pour ne pas perdre de temps), et vous envoyez quand vous le désirez.

Qu’est-ce qu’un scénario de relance ?

Un scénario, c’est une suite de modèles de mail prêts à l’emploi en fonction de la plateforme. Tout est préparé à l’avance. Vous n’avez plus qu’à valider et envoyer votre mail. Tout reste tracé.

Les modèles de relance à mettre en place

Voici trois modèles concrets, directement inspirés de ce que l’on voit dans un module de recouvrement relié au CRM. Le texte est généré et enregistré. Vous déclenchez l’envoi (individuel ou en masse). La gestion du recouvrement automatisée dans le CRM permet de les paramétrer facilement.

1. Prévenance (relance 0 – quelques jours avant échéance) Objectif : prévenir sans relancer. Le message contient souvent la mention exacte « NB : Ce mail n’est pas une relance. » Il rappelle la date, le montant et propose le lien de paiement. Certains clients l’utilisent pour éviter les mauvaises surprises.
2. Première relance courtoise (dès le lendemain de l’échéance) Objectif : signaler le retard sans agressivité et vérifier s’il y a un frein administratif. C’est souvent à ce stade que le paiement arrive le plus vite.
3. Escalade et préparation de la mise en demeure (vers J+15 / J+30) Objectif : rappeler le montant, mentionner les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 euros, puis formaliser la mise en demeure si nécessaire. Le modèle de LRAR est adaptable (coordonnées, montants, formulation).

Ces modèles se suspendent ou changent de statut en un clic. Dès que le client a payé, plus de relance.

Adapter le ton et le rythme selon le client

Tous les clients ne se traitent pas de la même façon. Le montant, l’ancienneté de la relation, le secteur et l’historique de paiement influencent le rythme et le ton.

Un client de longue date avec un petit montant peut rester plus longtemps en phase amiable. Une grosse somme justifie souvent une escalade plus rapide.Vous décidez du moment et pouvez ajuster le message si besoin. C’est ce qui protège la relation tout en restant efficace.

Du rappel courtois à la mise en demeure

La relance amiable cherche le paiement volontaire. La mise en demeure marque le passage au pré-contentieux. Elle part en LRAR et doit contenir les éléments obligatoires (parties, factures, montants, sommation).

Elle fait courir les intérêts moratoires, sert souvent de préalable à une injonction de payer ou un référé-provision, et interrompt la prescription de 5 ans. La plupart des entreprises envoient 3 à 5 relances amiables avant d’y arriver.

La relance persuade. La mise en demeure constate le défaut et prépare l’action. La traçabilité des actions précédentes renforce le dossier.

Piloter et connecter votre recouvrement

Générer les textes ne suffit pas. Il faut voir clairement où en est chaque dossier.

Les vues les plus utiles montrent :

• le montant des échéances par commercial (avec les tranches d’âge : non échu, 0-30 j, 30-60 j, 60-90 j, +90 j),
• la balance âgée par métier,
• les principaux clients en retard,
• le total des encours par activité (CRM, Gestion, Web, Cloud…).

Un tableau de bord permet de suivre son encours et son DSO en temps réel. La ventilation par commercial et par métier donne une vision opérationnelle immédiate : chacun voit sa responsabilité. Pour piloter sa trésorerie et ses indicateurs financiers, le module finance du CRM offre une vision consolidée.

La connexion avec la comptabilité et l’ERP est essentielle. Sans elle, on risque de relancer un client déjà payé. Faire travailler ensemble CRM et ERP garantit que le statut de paiement remonte tout de suite et que le suivi s’arrête au bon moment.

Conclusion

Automatiser les relances de recouvrement, c’est générer et enregistrer les bons textes à l’avance, puis garder le contrôle total de l’envoi (y compris en masse). Les trois modèles présentés aident à réduire les retards, protéger le BFR et laisser du temps aux équipes pour les dossiers qui comptent. Le contrôle humain évite les envois intempestifs et protège les négociations en cours.

Pour aller plus loin, explorez d’autres process malins à activer dans son CRM et renforcez l’ensemble de votre gestion commerciale et financière.