Nettoyer son CRM cet été : la check-list pour attaquer la rentrée sur une base saine

Nettoyer son CRM, c’est simplement remettre de l’ordre dans sa base pour qu’elle redevienne fiable et utile. On commence par repérer les doublons, on archive ce qui ne sert plus, on corrige les formats, on vérifie les listes de diffusion et on contrôle le respect du RGPD. L’été est le moment idéal pour le faire : l’activité ralentit, une partie de l’équipe est en congés, et personne n’a vraiment le temps de s’en occuper en septembre.

Une base propre change vraiment le quotidien. Moins de temps perdu à chercher la bonne fiche, des campagnes qui touchent les bonnes personnes, et des chiffres sur lesquels on peut s’appuyer. Voici comment s’y prendre, étape par étape.

Pourquoi l’été est le bon moment pour remettre son CRM au propre

En pleine saison, tout le monde court après les affaires. L’été, le rythme baisse. C’est la seule période où l’on peut vraiment s’asseoir et remettre de l’ordre sans que cela se fasse au détriment des relances ou des devis.

Les données ne restent jamais propres longtemps. Un commercial part, un autre arrive, on importe un fichier Excel, un client change d’adresse… et petit à petit la base se remplit d’incohérences. Si l’on attend septembre, on démarre la rentrée avec un outil déjà freiné.

Prendre le temps maintenant, c’est s’offrir un vrai coup d’avance pour la suite. Et pour bien comprendre ce que l’on veut obtenir, il est utile de se rappeler ce qu’est réellement un CRM : un outil partagé qui doit donner la même vision à tout le monde, du commercial au service facturation.

Les signes qu’une base CRM s’est dégradée

On le sent assez vite quand quelque chose cloche. Voici les signes les plus fréquents :

• La même personne apparaît deux ou trois fois avec des emails ou des téléphones différents.
• Beaucoup de fiches ont des champs vides (pas de téléphone, pas de code postal, pas de civilité).
• Les campagnes emailing génèrent beaucoup de rebonds.
• Des contacts n’ont plus donné signe de vie depuis plus d’un an.
• Des affaires marquées « closes » trainent encore.
• Les formats sont partout : téléphones avec ou sans 0, dates écrites de façons différentes, noms en majuscules ou en minuscules.

Ces problèmes coûtent du temps et de l’argent. On relance deux fois la même personne, on envoie une offre à une adresse morte, on se base sur des chiffres qui ne correspondent pas à la réalité. Au final, tout le monde perd de l’efficacité.

Étape 1, Mettre à jour et supprimer les fiches sociétés en double

On commence par regarder les fiches sociétés. Il n’est pas rare qu’elle soit mal remplie, pour les compléter vous pouvez vous aider du bouton dédié « 

Pour cela, vous complétez d’abord vos fiches sociétés grâce au bouton dédié « MAJ via Gouv.fr » présent par défault dans notre nouvelle version Infocob 30 AI. Vous pouvez en faire la demande pour les versions inférieurs.

Ce bouton permet de pré-remplir et de mettre à jour les informations des sociétés automatiquement. Voici un exemple ci-dessous :

Une fois les fiches enrichies, les doublons deviennent beaucoup plus faciles à repérer et à fusionner.

De plus, avec l’arrivée de la facture électronique, le SIRET devient de toute façon un champ obligatoire : autant en profiter pour le rendre unique et contrôlé dès maintenant.

Une bonne gestion des contacts dans un référentiel unique limite fortement ce genre de situation, à condition que toute l’équipe respecte les mêmes règles de saisie.

Étape 2, archiver les affaires closes et les contacts inactifs

Les affaires terminées doivent sortir du pipeline actif. On vérifie leur statut et on les archive. Cela rend le suivi de l’activité commerciale beaucoup plus lisible.

Vous pouvez aussi vérifier les entreprises sur lesquelles vous avez travaillé auparavant et trier la liste des contacts : certains ne sont peut-être plus dans la société.

Faire ce tri avant les congés évite aussi que des relances automatiques partent sur des dossiers déjà clos pendant que l’équipe est absente.

Étape 3, nettoyer les listes de diffusion avant les campagnes de septembre

Avant de relancer des campagnes en septembre, on passe les listes au crible. On retire les adresses qui ont rebondi, les personnes qui se sont désabonnées, et celles qui n’ouvrent plus rien depuis longtemps.

On en profite pour vérifier que les consentements sont toujours valides. Une liste propre protège la réputation d’expéditeur et améliore nettement la délivrabilité. Ensuite, on peut segmenter correctement (dernier contact, statut client, secteur…) pour envoyer le bon message aux bonnes personnes.

Étape 4, remettre à plat les champs et les règles de saisie

Même le meilleur nettoyage ne dure pas si chacun saisit à sa façon. Il faut donc fixer des règles simples et les faire respecter :

• format unique pour les téléphones (avec les espaces par exemple),
• codes postaux à cinq chiffres,
• civilités toujours les mêmes,
• dates au format JJ/MM/AAAA,
• noms et prénoms en casse titre.

On rédige une petite charte de saisie et on la partage avec toute l’équipe. Pour structurer une base de contacts partagée, on limite les champs obligatoires à ce qui est vraiment utile et on laisse le reste facultatif.

Quand le CRM est bien connecté à l’ERP, on évite la double saisie et les erreurs de facturation. Savoir faire travailler ensemble le CRM et l’ERP change vraiment le quotidien entre le commerce et l’administratif.

Étape 5, ressortez vos vieux devis et préparez votre liste d’actions de septembre

Pendant que vous triez la base, ressortez vos anciens devis. Beaucoup d’entre eux n’ont jamais abouti, non pas parce que le besoin a disparu, mais simplement parce que le moment n’était pas le bon ou que le commercial a changé.

Relisez-les, notez les entreprises et les interlocuteurs concernés, et préparez une liste claire de prospects et de clients à recontacter en septembre. Vous pouvez classer ces actions par priorité (devis récents, montants importants, secteurs prioritaires…).

Ce travail transforme le nettoyage de données en véritable préparation commerciale. Vous arrivez à la rentrée avec une base plus saine et, en plus, avec un plan d’actions déjà prêt.

Pendant les congés, ce qu’il faut prévoir dans le CRM

Nettoyer la base ne suffit pas si l’organisation des absences n’est pas anticipée. Avant le départ, on attribue un propriétaire de substitution à chaque affaire ouverte et à chaque ticket en cours. On paramètre des notifications pour que rien ne reste sans destinataire.

Les affaires qui risquent de « dormir » pendant les congés sont clairement identifiées et reprises dès le retour. Un CRM bien préparé évite les pertes de contacts et les retards au moment de la rentrée.

Ne plus jamais recommencer : instaurer une routine d’hygiène des données

Un grand ménage ponctuel ne sert à rien si l’on recommence à laisser dériver. On fixe donc un rythme simple : contrôle des doublons tous les trois mois, revue des contacts inactifs tous les six mois.

On met en place un process clair pour les SIRET, désormais obligatoires avec la facture électronique. Toute l’équipe est formée aux règles de saisie. Les modules du CRM permettent souvent d’automatiser une partie de ces contrôles sans complexité inutile.

L’objectif n’est pas la perfection. C’est d’avoir une base suffisamment propre pour que l’on puisse travailler sereinement et décider sur des informations fiables.

Conclusion

Nettoyer son CRM cet été, c’est s’offrir une rentrée plus sereine et plus efficace. En suivant ces étapes et en mettant en place une routine simple, on transforme un outil souvent sous-exploité en vrai levier de performance. Pour aller plus loin dans l’organisation de votre référentiel client, échangez avec un expert de votre secteur.